接待はお客様や取引先に気持ちよく過ごしてもらうために大事な場所です。
接待となるとかなり気を使うことになるでしょうが、この時にどういうポイントに気をつけるべきか、またどういうお店がいいのか、というようなことを紹介していきましょう。
この記事の目次
まずは何より打ち合わせ、上司やチームメンバーに相談
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まずは取引先やお客様に喜んでもらい、これからますます取引を快適にしてもらったり、何らかの契約を取るなどの方法がゴール。
この時に大事なのは相手に喜んでもらうこと。上司やチームメンバーに相談しつつ段取りが必要ですましょう。
人数はどのくらい、どういう食事が好きかどうか、ということなどもよく相談しておきます。向こうの好みを把握しておくことが大事ですから、幹事は特にそういう気配りを忘れないようにしましょう。予算や日程なども相手に合わせて選びます。
特にお店選びは重要です。持っている情報や注意点があれば、それらをすべて書き出すようにするといいでしょう。そして頭に叩きこんでおいてください。
最低でも下見は絶対、お店選びは実際に行こう
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次に、接待会場となるお店はとても大事です。このため、何よりも大事なのは下見をしておくことでしょう。
これは幹事なら特にそのお店に実際に出向き、メニューやコース料理を考えて選び、どれにするかを決めるようにしたいところです。
絶対におさえておきたいポイントとしては、予約ができるお店であり、個室があるところでしょう。特に接待の場所がある程度開けているところだと、他のお客がうるさく快適に過ごせないかもしれません。また、予約ができないお店ではいきなり行って待たされる可能性もあるでしょう。
注意点としては、飲食系の会社を接待するなら、そのライバル企業のドリンクや食品を使っているお店はよくありません。
相手側の好みもよく察知して、快適に過ごしてもらおう
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ちなみに、相手の好みもよく察知しておくようにしましょう。特に相手が洋食が好きか和食が好きか、どういう食事が良いかはよく注意しましょう。例えば海産物が一切ダメな取引先の部長を海の幸が美味しいお店に連れて行くと、嫌がらせだととられることも出てきます。
アレルギーがある人の場合も同様で、特にこちらはその人の生死に関わる場合もありますから、よく注意しておきたいところです。できれば参加する取引先の人数分の好みを知っておきたいところでしょう。
接待の場では幹事は何よりも相手に快適に過ごしてもらうことが大事です。
接待会場についてからの振る舞い、これなら間違い無し
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接待会場に着いてからは、いろいろと気を使わないといけません。最もいいのは予約の段階で「接待で使う」ということを伝え、なるだけいい席を予約してもらうことです。
到着したら会場を下見し、なおかつお店の人にも挨拶をしておきましょう。携帯電話はマナーモードにし、もし取引先がタバコを吸うのなら灰皿も準備しておきたいところです。ちなみにこちらは吸わないようにしましょう。
約束の時間の3分ほど前にお店の前で待ち、取引先を出迎えます。
会場では幹事は最も下座に座り、お店に指示を出しやすいようにしましょう。
会話内容も注意して、明るく楽しいものにしましょう。
さいごに
接待となるとかなり気を使うことも多いでしょうが、事前準備は大事です。
失敗すると社運を賭けたプロジェクトが潰れてしまったり、いらない恨みを買ってしまうこともあるでしょう。
このようなシーンをうまく乗り越えて接待を成功させれば、幹事として一回り大きくなれるかもしれません。注意点は多く気を遣う点は多いですが、それでも成功すれば嬉しいことも増えるはず。
上手い人にやり方を習いながら、ぜひ挑戦してみましょう。